Viisi askelta onnistuneeseen muutosprojektiin

Olemme PBF:llä arvioineet onnistuneen muutosprojektin salaisia ainesosia ja syy-seuraussuhteita PBF:n asiantuntijoiden kesken. Lopputulos on projektipäälliköille suoritetun kyselyn perusteella, että hyvät määrittelyt sekä ajantasainen dokumentaatio ennaltaehkäisevät henkilöriippuvuutta ja helpottavat avainasiantuntijoiden kuormittumista muutosprojekteissa.

Viisi vinkkiä – 100 vuoden kokemuksen syvällä rintaäänellä

PBF:n asiantuntijoilla on yhteensä n. 100 vuotta kokemusta energia-alan projekteista ja prosessien kehittämisestä. Onnistuminen vaatii useiden eri palasten loksahtamista kohdalleen useammassa ulottuvuudessa yhtaikaa. Koostimme koko PBF:n asiantuntijakaartin näkemykset siitä, mitkä ovat viisi tärkeintä askelta onnistuneeseen muutosprojektiin energiayhtiössä.

Selkeä tavoitetila 

Selkeä tavoitetila on kriittinen osa onnistunutta projektia. Se auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ymmärtävät projektin päämäärän ja voivat työskennellä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Ilman selkeää tavoitetilaa projekti voi ajautua sivuraiteille, ja resurssit voivat kulua tehottomasti. Tavoitetila on myös aito yhtiön strategiasta tuleva impulssi ajaa muutosta.

• Varmista strateginen tuki muutokselle
• Tee tarkka scope ja out-scope
• Aikatauluta realistisesti
• Osta ja hanki järkevästi – arvioi myös pitkän aikavälin vaikutukset ”nopeiden voittojen” sijaan
• Määritä mittarit onnistumiselle

Ilman selkeitä tavoitteita projektityö on askarointia usean pöydän ympärillä: maali siirtyy tai katoaa ja projektista tulee surullisen kuuluisa.

Nykytilan ymmärrys on muutoksen pohja

Nykytilan ymmärtäminen on tärkeää muutosprojektin onnistumisen kannalta, koska se luo perustan kaikille tuleville toimenpiteille. Ilman selkeää käsitystä nykytilanteesta on vaikea määrittää, mitä muutoksia tarvitaan ja miten ne voidaan toteuttaa tehokkaasti. Nykytilan ymmärtäminen auttaa tunnistamaan mahdolliset haasteet ja resurssit, jotka voivat vaikuttaa projektin etenemiseen.

Keinoja määrittää nykytilaa on mm. dokumentaation läpikäynti ja tarvittaessa päivitys, nykytilan analyysi ja eri sidosryhmien haasteiden listaus. Muutosta on luonnollista lähteä keräämällä tietoa eri sidosryhmien olemassa olevista haasteista.

• Käy läpi puuttuvat ja päivitettävät dokumentit ja prosessikuvaukset
• Analysoi nykytilanne eri tietolähteiden perusteella
• Listaa tämänhetkiset haasteet ja arvioi strateginen tuki
• Kuule kaikkia sidosryhmiä ja muodosta kokonaiskuva mm. kehityshankkeista ja lähtökohdista

Nykytilan ymmärtäminen ei ole vain kooste siitä MITÄ tällä hetkellä on, vaan ymmärrys vaatii lisäksi käsityksen siitä MIKSI tällä hetkellä tilanne on mikä on. 

Korvaamaton kommunikaatio

Kommunikaatio on korvaamaton osa projektityötä, koska se varmistaa, että kaikki osapuolet ovat tietoisia projektin etenemisestä ja voivat keskustella keskenään. Tehoton kommunikaatio altistaa epäselvyyksille, virheille ja lopulta muutosvastarinnalle. Kommunikaatiosuunnitelman täytyy ottaa selkeästi kantaa siihen, voivatko osapuolet keskustella keskenään ja mistä he voivat keskustella.

• Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi
• Tee viestintäsuunnitelma kaikille sidosryhmille
• Huomioi myös kommunikaatio arkaluonteisten tai salaisten tietojen osalta
• Kysy ja rohkaise muita projektiryhmän kysymään asioita yhteisillä kanavilla
• Ota rohkeasti asiat puheeksi ajoissa oikeiden ihmisten kanssa

Muutoksen keskellä tieto harvoin lisää tuskaa vaan helpottaa sitä.

Roolit ja vastuut näkyväksi –vastuutaulukko helpottaa yhteistyötä

Selkeät roolit ja vastuut ovat tärkeitä projektissa, koska ne varmistavat, että kaikki osapuolet tietävät tarkalleen, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän tulee tehdä. Tämä vähentää epäselvyyksiä, parantaa tehokkuutta ja auttaa välttämään päällekkäisyyksiä. Roolitus ja kommunikaatio kulkee aina käsikädessä. Pidemmissä projekteissa eri sidosryhmille on helpompi viestiä ja sitouttaa henkilöt muutokseen, kun naamat, nimet ja vastuut on listattu esim. vastuumatriisiin tai roolikarttaan.

• Visualisoi henkilöt ja roolit vastuineen
• Sovi selkeästi kanavat, joissa asiat käsitellään
• Vastuuta kommunikaatiota yksittäisille jäsenille, kaikki eivät tarvitse käyttöoikeuksia joka paikkaan
• Ohjaa ja opasta projektiryhmän jäseniä oikeiden vastuuhenkilöiden tavoittamisessa

Roolitus ja vastuu tuo yksilölle mahdollisuuden vaikuttaa muutokseen.

Projektiryhmän motivointi ja muutoksen hyödyt

On tärkeää tehdä projektiryhmälle selväksi, mitä hyötyjä muutos tuo sekä miksi muutos tehdään, koska se auttaa heitä ymmärtämään muutoksen merkityksen ja arvon. Kun projektiryhmä näkee selkeästi, miten muutos parantaa heidän työtään tai organisaation toimintaa, he ovat todennäköisemmin motivoituneita ja sitoutuneita projektiin. Tämä vähentää myös muutosvastarintaa, koska ihmiset vastustavat vähemmän muutoksia, jotka he kokevat hyödyllisiksi ja perustelluiksi. On myös hyväksyttävä se, että kaikki muutokset eivät ole mieluisia ja sen toteaminen ääneen tuo turvaa tekijöille siitä, että heidän tilanne on ymmärretty.

Kaikki projektit eivät mahdollista läpinäkyvää viestintää läpi projektiorganisaation, mutta pohjimmiltaan kyse on tunteesta: jos muutokseen liittyy salassa pidettävää tietoa, tulee tämä kommunikoida selkeästi kaikille sidosryhmille. Se lisää turvaa ja luottamusta eikä kahvihuoneeseen muodostu kovin isoa elefanttia.

• Listaa tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt
• Selvitä muut sidosryhmäkohtaiset vaikutukset ja arvioi hyödyt
• Älä markkinoi negatiivista muutosta positiivisena – valmistaudu perustelemaan
• Osallista asiantuntijat ja työntekijät ajoissa muutokseen, kun mahdollista
• Kannusta ja kiitä projektiryhmäläisiä (pienistäkin) onnistumisista

Nykyisten toimintamallien uusiminen muuttuu vastenmieliseksi, jos toiminta tulevaisuus alkaa näyttämään sekavalle – Muutosta voi sietää, kun tietää miksi se tehdään.

Project Business Oy Finland on teknologiariippumaton asiantuntijaorganisaatio, joka tarjoaa monipuolisesti projektipäällikkö- ja suunnittelupalveluita mm. energia-alan yrityksille. Asiakkuudenhallinnan työkalujen ja datan osalta tarjoamme käytännönläheistä konsultaatiota sekä tukipalveluita. Jos haluatte keskustella omistajuudesta organisaatiossanne tai kartoittaa teknologista liikkumavaraa järjestelmäarkkitehtuurissanne, ottakaa yhteyttä!

Lotta Lager

Projektipäällikkö, Project Business Oy Finland