Tiedolla johtaminen kuvaa organisaation toimintaa, jossa päätöksenteko pohjautuu systemaattisesti analysoituun, kehitettyyn ja hallittuun dataan. Liiketoimintaprosessien on tarkoitus toimia relevantin, ajantasaisen ja laadukkaan tiedon avulla; samalla ne tukevat liiketoimintapäätöksiä analysoidulla datalla, hyödyntävät uusia tietolähteitä ja kehittävät data-analytiikkaa. Johdon ja liiketoimintojen strategiset tavoitteet ohjaavat tietojohtamistarpeiden kartoitusta, luokittelua ja priorisointia.
Seuraavien toimenpiteiden ja vaiheiden avulla organisaatio voi kehittää vahvaa tiedolla johtamisen kulttuuria, joka tukee tehokasta päätöksentekoa ja mahdollistaa liiketoiminnan kehittämisen ja menestyksen. Prosessin tuloksena syntyy kokonaiskuva siitä, missä tiedon hallinnan ja jakamisen pullonkaulat sijaitsevat, kuinka tiedon saatavuutta voidaan parantaa ja mitkä ovat mahdolliset ratkaisut.
1.Aloita nykytilan kartoituksesta
Ensimmäisenä vaiheena on selvitettävä, miten tieto liikkuu organisaation sisällä. Tämä edellyttää nykyisten tietovirtojen tarkastelua eri tiimeissä ja liiketoimintaprosesseissa. Tavoitteena on hahmottaa, missä tietoa tuotetaan, miten sitä kerätään ja kuka sitä hyödyntää. Keskustelemalla työntekijöiden kanssa saadaan käsitys siitä, millaista tietoa he käyttävät, miten he saavat sen ja mitä ongelmia he kohtaavat. Tietovirrat voidaan kuvata visuaalisesti prosessikaavioiden avulla, mikä helpottaa kokonaisuuden hahmottamista.
2. Tunnista tietolähteet
Kun tietovirrat on hahmotettu, seuraava askel on selvittää, mistä organisaation käyttämä tieto on peräisin. Tietolähteet voivat olla sisäisiä, kuten asiakasrekisterit, taloustiedot ja HR-data. On tärkeää määrittää tiedon alkuperä ja varmistaa, että se on ajantasaista ja luotettavaa. Jokaisella tietokokonaisuudella tulisi olla omistaja, joka vastaa sen ylläpidosta ja ajantasaisuudesta.
Tietovirtojen analyysissa on olennaista selvittää, miten tietoa käytetään eri toiminnoissa. Tämä vaihe auttaa ymmärtämään, mihin tietoa tarvitaan ja mikä rooli sillä on päätöksenteossa. Analysoimalla, kuinka paljon ja kuinka usein tietoa hyödynnetään eri prosesseissa, voidaan tunnistaa kriittisimmät tietovirrat. Tietovirtojen analyysi auttaa hahmottamaan, onko tietoa riittävästi ja onko se oikeassa muodossa päätöksentekoa varten.
3. Pullonkaulat ja tietokatkokset
Usein tietovirtojen selvittämisessä käy ilmi, että tieto ei liiku optimaalisesti. Tietokatkot ja pullonkaulat voivat syntyä esimerkiksi siitä, että tieto on hajallaan eri järjestelmissä tai että tiedon jakaminen on rajattua. Nosta esille seuraavat kysymykset ja keskustelkaa yhdessä: Missä kohtaa tieto ei siirry tarvittavalle henkilölle tai osastolle? Mikä estää tiedon saatavuuden? Kuormittavatko tietyt liiketoimintaprosessit tai yksiköt tietovirtoja ja hidastavat niiden kulkua?
4. Tunnista tiedon kehityskohteet
Kun tietovirtojen ongelmakohdat on tunnistettu, voidaan miettiä, miten niitä voitaisiin parantaa. Tämä vaihe sisältää parannusehdotuksia, kuten teknologisten ratkaisujen käyttöönottoa, toimintatapojen selkiyttämistä tai tiedon jakamisen käytäntöjen kehittämistä. Voidaanko tietojärjestelmät päivittää tai yhdistää siten, että tieto on paremmin saatavilla? Onko mahdollista parantaa tiedon jakamista eri tiimien tai yksiköiden välillä? Voidaanko käyttöoikeuksia tai viestintäkäytäntöjä selkeyttää?
5. Optimoi tietovirrat ja automatisoi prosessit
Jos organisaatiossa havaitaan toistuvia ja aikaa vieviä tietovirtoihin liittyviä tehtäviä, niitä voidaan pyrkiä automatisoimaan. Automaation avulla voidaan vähentää manuaalista tiedonkäsittelyä ja parantaa tietovirtojen tehokkuutta. Toistuvat tiedonkeruun tai -syötön prosessit voidaan hoitaa automaation avulla sopivilla työkaluilla. Tekoäly ja analytiikka voivat ennakoida tietotarpeita ja ohjata tietovirtoja automaattisesti organisaation relevantteihin osiin.
6. Optimoi tietovirrat ja automatisoi prosessit
Tietovirtojen selvittäminen ja optimointi on jatkuva prosessi. Tietotarpeet ja -käytännöt voivat muuttua organisaation kasvaessa tai toimintaympäristön kehittyessä. Tietovirtojen tehokkuutta kannattaa seurata määritellyillä mittareilla. Kerää jatkuvaa palautetta tiedon käyttäjiltä ja tee tarvittavia muutoksia tietovirtoihin ja käytäntöihin.
Lopputulos: Tehokas tiedolla johtamisen kulttuuri
Näillä toimenpiteillä organisaatio pystyy tunnistamaan ja poistamaan tiedon hallinnan esteet, rakentamaan joustavia ja tehokkaita tietovirtoja, sekä luomaan pysyvän tiedolla johtamisen kulttuurin. Tämän kulttuurin avulla voidaan saavuttaa strategisia tavoitteita, parantaa liiketoimintaprosesseja ja tukea menestyksekästä päätöksentekoa kaikilla organisaation tasoilla.
Anne Kulla
Projektipäällikkö, Project Business Oy Finland
Project Business Oy Finland on teknologiariippumaton asiantuntijaorganisaatio, joka tarjoaa monipuolisesti projektipäällikkö- ja suunnittelupalveluita mm. energia-alan yrityksille. Asiakkuudenhallinnan työkalujen ja datan osalta tarjoamme käytännönläheistä konsultaatiota sekä tukipalveluita. Jos haluatte keskustella omistajuudesta organisaatiossanne tai kartoittaa teknologista liikkumavaraa järjestelmäarkkitehtuurissanne, ottakaa yhteyttä!
Anne Kulla
Projektipäällikkö
Project Business Oy Finland
