Järjestelmäuudistus on energiayhtiölle paljon enemmän kuin tekninen uuden järjestelmän käyttöönotto, jossa data ja liiketoimintaprosessit siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen. Usein samalla uudistetaan integraatioita, prosesseja ja toimintatapoja. Ennen käyttöönottoa on määriteltävä tavoitteet ja vaatimukset sekä kilpailutettava ja valittava uusi järjestelmä. Onnistuminen edellyttää myös muutosjohtamista, sillä käyttäjien on omaksuttava uusi järjestelmä tutun ratkaisun tilalle.
Onnistunut käyttöönottoprojekti turvaa liiketoiminnan jatkuvuuden myös järjestelmävaihdoksen aikana ja sen jälkeen. Siksi projektissa on ymmärrettävä liiketoiminnan nykyiset ja tulevat vaatimukset sekä hallittava järjestelmäympäristö, integraatiot ja datamigraatio yhtenä kokonaisuutena. Mitä kriittisemmästä järjestelmästä on kyse, sitä enemmän onnistuminen riippuu tiimin kokemuksesta ja järjestelmällisestä riskienhallinnasta.
Säästöt syntyvät jo suunnitteluvaiheessa
Tietojärjestelmien uudistamiset ovat merkittäviä investointeja, joita tehdään harvoin. Siksi organisaation sisältä harvoin löytyy laajaa kokemusta niiden valmistelusta ja läpiviennistä. Usein huomio kiinnittyy uuden järjestelmän ominaisuuksiin ja käyttöönoton aikatauluun, vaikka todelliset kustannukset syntyvät aivan muualla: vajavaisissa määrityksissä, ylimääräisissä korjauskierroksissa ja käyttöönoton jälkeisissä ongelmatilanteissa.
Monessa projektissa kiire ohittaa suunnittelun. Tällöin ongelmat siirtyvät myöhempiin vaiheisiin, joissa niiden korjaaminen on huomattavasti kalliimpaa. Kun projekti suunnitellaan huolellisesti, saavutetaan usein merkittäviä säästöjä kokonaiskustannuksissa. Samalla lyhennetään käyttöönoton jälkeistä vakautusvaihetta ja vähennetään liiketoiminnan häiriöitä.
Huolellinen valmistelu sisältää:
- nykyisten prosessien läpikäynnin
- hankinnan liiketoiminnallisten ja teknisten vaatimusten määrittelyn
- markkinavuoropuhelun
- vertailun uuden järjestelmän tavoiteprosesseihin (fit-gap)
- käyttöönoton vaiheistuksen ja aikataulun suunnittelun
- riskien tunnistamisen.
Projektibudjetin minimoinnista liiketoimintahyötyjen maksimointiin
Onnistuneen käyttöönottoprojektin mittari ei ole mahdollisimman pieni projektibudjetti, vaan mahdollisimman suuri liiketoimintahyöty suhteessa investointiin.
Parhaimmillaan järjestelmäuudistus sujuvoittaa prosesseja, parantaa tiedon laatua ja rakentaa perustan liiketoiminnan kehittämiselle sen sijaan, että vanha järjestelmä vain korvattaisiin uudella.
Kun nykytila analysoidaan huolellisesti ja tavoitetila suunnitellaan liiketoiminnan tarpeista lähtien, voidaan automatisoida prosesseja, vähentää manuaalista työtä ja parantaa tiedon laatua ja asiakaskokemusta. Liiketoimintalähtöisyys ei pelkästään pienennä projektin kustannuksia, vaan tuottaa hyötyjä vielä pitkään käyttöönoton jälkeenkin.
Kokenut kumppani auttaa välttämään kalliit virheet
Selkeä aikataulu-, resurssi- ja riskienhallinta ohjaa projektia tavoitteellisesti ja nopeuttaa liiketoimintahyötyjen saavuttamista.
Moni käyttöönottoprojekti kohtaa samoja haasteita: vaatimukset jäävät epäselviksi, järjestelmävalinta ei tue liiketoiminnan tavoitteita tai projektin aikana havaitaan puutteita, joiden korjaaminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia. Kokeneen kumppanin arvo syntyy kyvystä tunnistaa nämä riskit ennakkoon ja välttää ne ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi.
Käytännössä kokemus näkyy hallitumpana etenemisenä ja vähäisempinä virheinä. Asiantuntijat tunnistavat tyypilliset sudenkuopat, vaiheistavat toteutuksen tarkoituksenmukaisesti ja ehkäisevät ongelmia, jotka muuten venyttäisivät aikataulua ja kasvattaisivat kustannuksia.
Lisäksi ulkopuolinen asiantuntijatiimi tuo hankkeeseen riippumatonta näkemystä ja täydentää asiakkaan omia resursseja. Näin organisaatio voi keskittyä liiketoiminnan jatkuvuuteen samalla, kun projekti etenee suunnitelmallisesti ja hallitusti.
Jaana Manninen, projektipäällikkö, Project Business Oy Finland
Project Business Oy Finland (PBF) on teknologiariippumaton asiantuntijakumppani, joka auttaa energia-alan yrityksiä suunnittelemaan ja johtamaan järjestelmäuudistuksia hallitusti.
Yhdistämme energiatoimialan tuntemuksen, kokemuksen järjestelmähankkeista ja vahvan liiketoimintaprosessien ymmärryksen. Hyödynnämme hyväksi havaittuja toimintamalleja, tunnistamme riskit ajoissa ja autamme välttämään projektien tyypilliset sudenkuopat.
Jos järjestelmänvaihto on teillä ajankohtainen tai jos haluat sparrata ajatuksia kokeneen kumppanin kanssa, jatketaan keskustelua.
