Asiantunteva arvio toimittajasopimuksista kilpailutusvaiheessa – Second Opinion asiakkaan tarpeisiin ja riskienhallinnan tueksi

Markkinoilla on lukuisia toimittajia ja järjestelmiä, mikä tekee sopivan ratkaisun löytämisestä yritykselle tai organisaatiolle usein haastavaa sekä prosessien että tarvittavan osaamisen näkökulmasta. Kilpailutusvaihe on kriittinen ajankohta, jolloin tehdään päätöksiä merkittävistä toimittajasopimuksista, ja näillä päätöksillä voi olla pitkälle ulottuvia vaikutuksia liiketoiminnan sujuvuuteen sekä pitkäaikaisiin kumppanuuksiin.

Yksi kilpailutusprosessin tärkeimmistä vaiheista on sopimusten tarkka arviointi, jotta voidaan varmistaa, että ne tukevat liiketoiminnan tavoitteita ja vähentävät riskejä. Tässä vaiheessa ulkopuolinen arvio, eli niin kutsuttu ”second opinion”, voi tarjota merkittävää lisäarvoa.

Second opinion tarkoittaa, että toinen asiantuntija, usein ulkopuolinen konsultti, antaa puolueettoman näkemyksen toimittajasopimuksesta. Tämä ulkopuolinen arvio tuo prosessiin objektiivisuutta ja voi paljastaa riskejä, puutteita tai mahdollisuuksia, jotka alkuperäisessä tarkastuksessa ovat saattaneet jäädä huomaamatta. Konsultti tuo mukanaan laajan kokemuksen toimialalta ja projekteista, mikä antaa hänelle mahdollisuuden tunnistaa parhaat käytännöt, innovatiiviset ratkaisut ja markkinoiden uusimmat teknologiat, joita yritys itse ei välttämättä ole vielä havainnut. Konsultilla on myös laajempi vertailupohja ja ymmärrys siitä, miten erilaiset ratkaisut toimivat käytännössä.

Mitä etuja konsultin käyttäminen tuo yhtiölle?

1. Puolueettomuus

Kilpailutusvaiheessa organisaation omat asiantuntijat voivat olla tiiviisti mukana projektissa ja valintaprosessissa, mikä saattaa johtaa ennakkoasenteisiin tai sokeisiin pisteisiin sopimusten tarkastelussa. Ulkopuolinen arvioija puolestaan tuo prosessiin arvokasta puolueettomuutta, koska ei ole sidoksissa toimittajaan tai sopimuksen lopputulokseen, mikä mahdollistaa laajemman näkökulman.

2. Riskienhallinta

Kaikenkokoisissa projekteissa riskienhallinta on erityisen tärkeässä roolissa. Toimittajasopimukset sisältävät usein monimutkaisia ehtoja, kuten vastuuvelvoitteita, aikatauluja ja sanktioita. Ulkopuolinen asiantuntija voi tuoda esiin riskejä, jotka ovat voineet jäädä alkuperäisessä tarkastuksessa huomaamatta. Järjestelmäsopimukset ovat usein hyvin toimittajamyönteisiä ja tätä asiaa konsultin käyttämisellä voi taklata.  Pahimmillaan toimittaja voi jättää tarjousmateriaalit pois varsinaisesta sopimuksesta, jolloin esimerkiksi vaatimusmäärittelyn asioita ei huomioida sopimuksessa lainkaan.

3. Kustannustehokkuus

Pienetkin sopimusehdot voivat vaikuttaa merkittävästi kustannuksiin. Ulkopuolinen konsultti pystyy havaitsemaan piilokuluja, kuten ylimääräisiä maksuehtoja tai tarpeettomia lisäkustannuksia, jotka alkuperäisessä tarkastuksessa ovat saattaneet jäädä huomaamatta. Tällainen tarkka analyysi voi tuoda merkittäviä säästöjä pitkällä aikavälillä ja vaikuttaa toimittajan valintaan.

4. Kumppanuuden vahvistaminen

Huolellisesti arvioitu toimittajasopimus, jossa riskit on minimoitu, edistää sujuvaa yhteistyötä osapuolten välillä. Konsultti voi varmistaa, että sopimuksen ehdot ovat tasapuoliset ja realistiset, mikä luo molemmille osapuolille vahvemman sitoutumisen ja luottamuksen pohjan.

5. Kokenut neuvottelija

Hyvin suunniteltu ja tasapainoinen sopimus toimii perustana pitkän aikavälin yhteistyölle. Konsultin käyttäminen on hyödyllistä niin pienissä kuin monimutkaisissa tai pitkäkestoisissa sopimuksissa, joissa pienetkin yksityiskohdat voivat vaikuttaa merkittävästi liiketoiminnan kustannuksiin ja sujuvuuteen.

Lopuksi

Onnistunut kilpailutus perustuu kyvykkyyteen määrittää ratkaisun vaatimukset ja toimittajan valintakriteerit, tunnistaa potentiaaliset ratkaisu- ja palvelutoimittajat sekä hallita hankintaprosessia ja sen riskejä.

Kilpailutusosaamisemme ytimessä on vankka toiminnallisten ja teknisten määrittelyiden sekä muiden tarjouspyyntöliitteiden laadintakokemus. Kokemuksemme perustuu lukuisiin yksityisiin ja julkisiin kilpailutuksiin. Käytämme niin yleisten ja erityisalojen julkisia kilpailutuksia kuin käänteistä kilpailutusta, joka tavoittelee innovatiivista ratkaisua asiakkaan kehitystarpeeseen.

Hankintamenettelyiden osaaminen ja projektien käytännön ”sudenkuoppien” tuntemus antavat hyvän lähtökohdan sopimusneuvotteluihin. Lopputuloksena asiakas saa valittua parhaiten hänen vaatimuksiaan vastaavan palvelun, ICT-ratkaisun tai muun hankintakohteen.

Näin varmistat, että tekemäsi toimittajasopimukset ovat kestäviä, tasapainoisia ja liiketoimintasi etua tukevia – sekä nyt että pitkällä aikavälillä.

 Olemme saaneet runsaasti kiitosta yhteistyöstämme järjestelmätoimittajien kanssa. Asiakkaamme ja kumppanimme ovat erityisesti arvostaneet ammattitaitoamme, joustavuutta ja kykyämme löytää räätälöityjä ratkaisuja heidän tarpeisiinsa. Tämä palaute on meille tärkeää, sillä se vahvistaa, että toimintamme vastaa asiakkaidemme odotuksia ja ylittää ne. Jos haluatte kartoittaa teknologista liikkumavaraa järjestelmäarkkitehtuurissanne, ottakaa yhteyttä!

Anne Kulla

Projektipäällikkö, Project Business Oy Finland

 

Project Business Oy Finland on teknologiariippumaton asiantuntijaorganisaatio, joka tarjoaa monipuolisesti projektipäällikkö- ja suunnittelupalveluita mm. energia-alan yrityksille. Asiakkuudenhallinnan työkalujen ja datan osalta tarjoamme käytännönläheistä konsultaatiota sekä tukipalveluita. Jos haluatte keskustella omistajuudesta organisaatiossanne tai kartoittaa teknologista liikkumavaraa järjestelmäarkkitehtuurissanne, ottakaa yhteyttä!

 

 

Anne Kulla

Projektipäällikkö

Project Business Oy Finland