Kokemuksemme mukaan epäonnistumiset eivät johdu yhdestä isosta virheestä, vaan useista pienistä. Usein järjestelmä valitaan ennen kuin liiketoiminnan tarpeet on aidosti kirkastettu. Vastuu jää helposti tietohallinnolle, vaikka muutos koskee koko organisaatiota ja vaatii päätöksiä sekä priorisointia erityisesti liiketoiminnalta.
Monessa hankkeessa liiketoimintaprosesseja ei korjata ennen automatisointia, jolloin vanhat ongelmat vain siirtyvät uuteen järjestelmään. Samalla tiedon laatu ja integraatiot aliarvioidaan, mikä näkyy arjessa katkeilevana tiedonkulkuna ja epäluotettavana raportointina. Käyttäjät tulevat mukaan liian myöhään, jolloin sitoutuminen ja käytännön toimivuus kärsivät. Lopuksi Go Live saatetaan nähdä maalisuorana, vaikka todellisuudessa se on vasta lähtölaukaus hyötyjen realisoimiselle. Onnistujia yhdistää yksi asia: He johtavat uudistusta liiketoimintalähtöisesti alusta loppuun.
10 periaatetta, jotka erottavat onnistujat epäonnistujista
Kun nämä periaatteet ovat yhteisesti hyväksyttyjä, projekti etenee hallitusti ja päätöksenteko pysyy selkeänä myös paineen alla.
1. Liiketoimintastrategia edellä, ei tietojärjestelmä. Onnistuneissa hankkeissa lähtökohtana ei ole se, mitä järjestelmä osaa, vaan se, mitä liiketoiminnan pitää tehdä aiempaa paremmin. Järjestelmä on väline, ei tavoite.
2. Selkeä omistajuus johdossa. Tietojärjestelmävaihto on strateginen hanke, joka vaatii päätöksiä ja priorisointia. Johtajuutta ei voi ulkoistaa toimittajalle eikä delegoida projektiryhmälle – vastuu kuuluu johdolle.
3. Aikataulu on strateginen päätös. Kaikkea ei voi tehdä rinnakkain. Liian tiukka aikataulu maksaa aina lopussa, joko laadussa, sitoutumisessa tai kustannuksissa.
4. Projektin rajaus on selkeästi määritelty. Huonosti rajattu projekti ei tue projektin suunnitelmanmukaista etenemistä. Rajausten muuttaminen vaatii ketterää ja dynaamista projektin ohjausmallia.
5. Kustannusseuranta. Onnistuneissa hankkeissa budjetti, toteuma ja ennuste ovat läpinäkyviä ja poikkeamiin reagoidaan ajoissa. Näin kannattavuus säilyy ja päätökset (priorisointi, rajaus, resursointi) tehdään faktoihin nojaten.
6. Projektitiimin osaaminen. Onnistuminen vaatii riittävän liiketoiminta-, prosessi-, data- ja muutosjohtamisosaamisen sekä avainroolien aidon resursoinnin koko hankkeen ajaksi, jotta tekeminen ei pysähdy henkilövaihdoksiin.
7. Käyttäjät mukaan alusta asti. Sitoutuminen syntyy osallistamisesta. Käyttöönotto alkaa määrittelystä, ei koulutuspäivästä. Kun käyttäjät ovat mukana alusta lähtien, järjestelmästä tulee osa arkea, ei pakollinen paha.
8. Liiketoimintaprosessit kuntoon ennen konfiguraatiota. Huono liiketoimintaprosessi automatisoituna on vain nopeampi ongelma. Menestyvät organisaatiot korjaavat toimintamallit ensin ja vasta sen jälkeen tekevät järjestelmäratkaisuja. Hyvä kumppani pystyy kyseenalaistamaan toimintamalleja ja liiketoimintaprosesseja sekä benchmarkkaamaan niitä toimialan parhaisiin.
9. Tiedon laatu ja integraatiot ratkaisevat enemmän kuin teknologia. Uusi järjestelmä ei korjaa huonoa dataa. Tiedon omistajuus, rakenteet ja yhteiset pelisäännöt on määriteltävä ajoissa, jotta järjestelmä voi aidosti tukea päätöksentekoa. Integraatiot on suunniteltava ennen sopimuksia, ei jälkikäteen kiireessä.
10. Lopputulosten jalkauttaminen määrittää tavoitteiden toteutumisen. Viestintä, koulutus ja arjen tuki ratkaisevat sen, tuleeko järjestelmästä apuri vai vastustaja. Muutos ei tapahdu järjestelmässä, vaan ihmisissä. Käyttöönotto ei ole maali vaan lähtölaukaus. Todelliset hyödyt syntyvät vasta, kun järjestelmää kehitetään ja hyödynnetään systemaattisesti myös käyttöönoton jälkeen.
Yhteenveto: Onnistuneita projekteja mitataan konkreettisilla mittareilla. Projektin lopputulosten onnistuminen määräytyy vasta Go Liven ja onnistuneen jalkautuksen jälkeen. Lue täältä lisää tietojärjestelmäprojekteihin liittyvistä palveluistamme ja referensseistämme.
Project Business Oy Finland on teknologiariippumaton asiantuntijaorganisaatio, joka tarjoaa monipuolisesti projektipäällikkö- ja suunnittelupalveluita mm. energia-alan yrityksille. Asiakkuudenhallinnan työkalujen ja datan osalta tarjoamme käytännönläheistä konsultaatiota sekä tukipalveluita. Jos haluatte keskustella omistajuudesta organisaatiossanne tai kartoittaa teknologista liikkumavaraa järjestelmäarkkitehtuurissanne, ottakaa yhteyttä!
