Julkinen hankinta on helppoa! Ammattilaisten tuella riskitkin ovat ennakoitavissa ja hallittavissa.

Timo Hämäläinen, Sansia Oy, Kategoriapäällikkö

Julkinen hankinta

Julkinen hankinta on Suomen hankintalainsäädännön soveltamista hankinnan toteuttamiseksi. Julkinen hankinta on menettelyiltään suoraviivainen ja jopa kaavamainen, mutta silti aina tasapuolinen tarjoajille. Hankinnan kohde on määritelty yleensä hyvin tarkkaan ennakkoon, vaikka itse hankintaprojekti on aina omanlaisensa. Hankintaan liittyy riskejäkin, joita on onneksi mahdollista ennakoida. Kategoriapäällikkö Timo Hämäläinen Sansia Oy:stä toteaa, että ”julkinen hankinta on helppoa ja riskit ovat hallittavissa ammattilaisten ohjauksessa ja tuella.” Hän perustaa sanansa kymmenien erityisalojen hankintalain mukaisten hankintojen perusteella saatuun kokemukseen.

Onnistunut kilpailutus on monien tekijöiden summa. Kaksi keskeistä menestystekijää ovat silti kilpailutusmenettelyn hallinta ja hankinnan kohteen substanssiosaaminen. Hyvä riskienhallinta perustuu käytännön sudenkuoppien tuntemukseen. Tämä näkyy konkreettisesti esim. hankinnan kohteen ja sen toiminnallisuuksien määrittelydokumenteissa ja muissa tarjousasiakirjoissa

 

Oikean hankintamenettelyn valinta – Avain riskienhallintaan ja onnistuneisiin hankintoihin

Hankinnoissa noudatetaan joko hankintalakia tai erityisalojen hankintalakia. Laki lähtee siitä, että lainsäädännön asettamien kynnysarvojen ylittävät hankinnat tehdään julkisen kilpailutuksen avulla. Kynnysarvoja laskettaessa tulee huomioida hankinnan kohde ja sopimuksen elinkaarikustannukset.

Hankintamenettelynä voidaan käyttää esimerkiksi avointa, rajoitettua tai neuvottelumenettelyä. Joissakin hankinnoissa käytetään käänteistä hankintamenettelyä. Jälkimmäisessä menettelyssä enimmäishinta on tiedossa ja kilpailu käydään pelkästään laatuun liittyvillä perusteilla. Julkisessa kilpailutuksessa tulee hankinnassa noudattaa puolueettomuutta sekä syrjimätöntä menettelytapaa.

Case-esimerkkinä käänteisestä hankintamenettelystä on Kemijoki Oy:n BI-ratkaisun hankinta, jossa yhdistyivät hankintamenettelyn, substanssiosaamisen ja juridiikan asiantuntijapalveluiden käyttö. Project Business Oy Finland (PBF) toimi hankinnan kohteen substanssiasiantuntijana koko kilpailutusprosessin ajan – määrittelystä ratkaisuarviointiin ja sopimuksen tekoon. Kemijoki Oy:n strategia- ja kehitysjohtaja Sakke Rantala kommentoi hankinnan onnistumista: ”Asiantuntijan avulla tehdyn määrittelyn avulla saatiin BI-ratkaisu tehokäyttöön ja pystyttiin lunastamaan nopeat liiketoimintahyödyt”. Lue koko haastattelu

Miksi kaikkia kynnysarvon ylittäviä hankintoja ei toteuta julkisena hankintana?

Energiayhtiöiden hankinnoissa kynnysarvot ovat verrattain korkeat ja ne ylittyvät harvoin. Julkinen hankinta vaatii erityisalojen hankintalain tuntemusta, menettelytapojen ja hankintaprosessin osaamista sekä kilpailutukseen soveltuvia työkaluja. Sansia Oy:n Timo Hämäläinen on havainnut, että lakia noudatetaan hyvin eri tavoilla eri yhtiöissä. Julkista hankintaa saatetaan vältellä viimeiseen asti. Yhtenä syynä on hankintaprosessin kokeminen vaivalloiseksi ja myöskin pelko siitä, että toimittajaksi valikoituu toimija, joka ei ole entuudestaan tuttu. Lisäksi syynä voi olla julkiseen hankintaan liittyvä uhka markkinavalituksesta. Vaikka valitus ei menestyisikään, tietää se väistämättä hankinnan viivästymistä. Valitusprosessin hallinta vaatii aina ajankäyttöä – selvityksiä ja tiedottamista.

Vaihtoehtoja hankintojen riskienhallintaan

Paras riskienhallintakeino on käyttää asiantuntijoita hankintamenettelyn valintaan, valintakriteerien muodostamiseen, hankinnan kohteen toiminnallisiin ja teknisiin määrittelyihin sekä tarjous- ja sopimusneuvotteluihin. Tämä säästää aikaa ja minimoi riskit. Hyvin tehty tarjouspyyntö ja erityisesti sen liitedokumentit varmistavat, että saatujen tarjousten sisältö vastaa tarvetta.

Timo Hämäläisen mukaan EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin kannattaa käyttää ns. elinkaaripalvelua, joka on riskienhallintaa parhaimmillaan. Hankinta-asiantuntijan avulla vältetään menettelytapavirheet. Aluksi kartoitetaan asiakkaan tarpeet ja tehdään määrittelyt esim. yhdessä substanssiasiantuntijan kanssa. Sitten julkaistaan tarjouspyyntö valituissa hankintakanavissa, vastaanotetaan ja vertaillaan saadut tarjoukset. Tarjouspyynnössä hankinnan kohde ja hankinnan elinkaaren ajaksi voimaantuleva sopimus on hyvin tarkkaan oltava määriteltynä. Elinkaaripalvelu on Avaimet käteen -tyyppinen palvelu, jossa Sansia Oy vastaa sopimuksesta ja siihen liittyvistä riskeistä, kattaen esim. markkinaoikeusvalitusten hoidon sekä sopimuksenaikaisten reklamaatioiden hallinnan.

Ammattimaisesti hoidettu julkinen hankintaprosessi etenee suunnitelmallisesti ja turvallisesti. Lopputuloksena asiakas saa hyvän sopimuksen ja toimittaja hyvän asiakkuuden.

In house hankinnat

Julkiset toimijat, esim. monet kuntaomisteiset energiayhtiöt, ovat yhtiöittäneet toimintojaan aktiivisesti. Ratkaisuna on usein osaomistajuus ns. In house -yhtiöissä, joita on perustettu esimerkiksi urakointiin, asiakaspalveluun, taloushallintoon ja ICT-hallintoon. Nämä yhtiöt tarjoavat palvelua pääasiassa omistajilleen, mutta usein myös muille asiakkaille. Omistaja-yhtiö voi ostaa palveluita Inhouse-yhtiöiltään ilman kilpailuttamisvelvoitetta vaikka kynnysarvot hankinnassa ylittyisivätkin.

Tässä piilee riski omistajayhtiölle, sillä In house -yhtiön ulosmyynnistä tulevaa liikevaihtoa rajoitetaan hankintalain mukaisesti. Kilpailuttamatta jättämisen kriteerinä on, että In house -yhtiön ulosmyynnistä enintään 5 % tai 500 000 € saa tulla muilta kuin sen omistajilta. Erityisaloilla raja on 20%. Mikäli In-house-yhtiön ulosmyynnin liikevaihto ylittää ulosmyyntirajan, yhtiö menettää tämän In-house-aseman. Tällöin omistajayhtiön on kilpailutettava kaikki ko. yhtiöltä tehdyt hankintansa julkisina hankintoina. Lisäksi omistajayhtiöt joutuvat kantamaan kilpailuttamatta jättämiseen liittyvät riskit itse – pahimmillaan joutumalla Kilpailu- ja kuluttajaviraston selvityksen kohteeksi laittomasta suorahankinnasta.

Vaikka In house -ostoilla vältetään julkinen kilpailutus, voidaan kysyä, takaako se omistajayhtiölle kustannustehokkaimman sopimuksen. In house -yhtiönkin on toki hyvä katsoa omistajiensa ulkopuolelle sekä tähdätä kasvuun ja kehittymiseen reilusti kilpailuilla markkinoilla. Kilpailuttaminen ja kilpailutukseen osallistuminenhan ovat helppoja ammattilaisen ohjauksessa!

Lähteet
www.hankinta.fi
www.tem.fi; Muutoksia hankintalain mukaisiin sidosyksikön (ns. In house -yhtiö) ulosmyynnin rajoitussäännöksiin